Die E-Rechnung wird Pflicht: Wichtige Änderungen ab 2025!
Der Bundesrat hat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt, das die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland auf den Weg gebracht hat. Dies markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Rechnungsstellung.
📅 Zeitplan für die Einführung:
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
Ab 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe.
💡 Wesentliche Punkte:
Eine E-Rechnung ist nicht nur eine PDF, sondern ein digitales, maschinenlesbares Format wie XML. Diese Rechnungen ermöglichen eine automatische Verarbeitung, sparen Zeit, reduzieren Fehler und bieten den Vorteil der digitalen Archivierung, wodurch Dokumente sicher und papierlos aufbewahrt werden. Zudem wird der Papierverbrauch reduziert, was einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leistet.
🔍 Empfehlungen für die Umstellung:
Buchhaltungssoftware sollte auf E-Rechnungs-Kompatibilität überprüft und das Personal auf die neuen Anforderungen geschult werden. Eine rechtzeitige Umstellung auf die E-Rechnung erleichtert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern optimiert auch die Geschäftsprozesse.
tophandwerk und E-Rechnung
Nur wenn das Modul Offene Postenverwaltung/Mahnwesen lizensiert wurde können hiermit E-Rechnungen empfangen und digitalisiert werden, ohne das OP-Center ist dies leider technisch nicht möglich.
E-Rechnungen empfangen: Reicht ein E-Mail-Postfach aus?
Ab 2025 müssen Handwerksbetriebe von anderen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Bundesregierung hat dazu jetzt Details veröffentlicht.
Noch in diesem Jahr müssen sich Betriebe auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) vorbereiten, schließlich kommt zum 1. Januar 2025 die Empfangspflicht. Jetzt gibt es gute Nachrichten für Betriebe: Für den Empfang von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) reicht künftig die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs aus. Das erklärt die Bundesregierung in ihrer Antwort aus eine Anfrage der CSU-Fraktion.
Allerdings könnten Unternehmen untereinander etwas anderes vereinbaren, heißt es in dem Schreiben weiter. Darin weist die Bundesregierung zudem darauf hin, dass eingehende elektronische Geschäftsbriefe – also zum Beispiel E-Rechnungen – auch in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Wichtig dabei sei, dass bei der Aufbewahrung die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. GoBD ist eine Abkürzung und steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Aus dem Schreiben der Bundesregierung geht zudem hervor, dass der Bund kein kostenfreies Tool für Erstellung und Visualisierung von E-Rechnungen bereitstellen wird. Solche Tools gebe es bereits jetzt von privaten Anbietern und zum Teil seien die sogar kostenlos. Daher könne der Bund aus rechtlichen Gründen kein solches Tool zur Verfügung stellen. Gleiches gelte für Tools zum Empfang, Versand und Aufbewahrung von elektronischen Rechnung.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) plant ein BMF-Schreiben mit Informationen zur E-Rechnung zu veröffentlichen. Bislang gibt es nur einen Entwurf, der auf zu finden ist. Laut Bundesregierung soll es die finale Fassung des Schreibens noch in diesem Jahr geben – also noch vor Inkrafttreten der Regelungen zur E-Rechnung. Zudem solle es noch einen begleitenden Fragen-Antwort-Katalog (FAQ) geben.
E-Rechnung: Vorteile sehen und Fördermittel nutzen
Ab 2025 müssen Unternehmen die E-Rechnung akzeptieren. Vorteil: Die Einführung spart Zeit und Geld. Staatlich geförderte Beratung kann den Umstieg erleichtern.
Auf einen Blick:
- Die E-Rechnung senkt deutlich den Aufwand für die Buchhaltung und spart Personalstunden.
- Zudem gibt sie Gelegenheit, Abläufe im Betrieb zu optimieren.
- Wer sich beraten lässt, kann Zuschüsse von bis zu 80 Prozent der Kosten erhalten.
Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Rechnung, die am 1. Januar 2025 Pflicht wird. „Die Betriebe sehen den Aufwand, aber zu selten die Vorzüge“, sagt Gabriele Ritzer. Die Regensburger Unternehmensberaterin hat sich auf die Digitalisierung kleiner und mittelständischer Betriebe spezialisiert.
Digitale Rechnung spart Arbeit
Sie sieht die Vorteile der Umstellung: kein Scannen mehr, kein Ausdrucken von Belegen, keine Fehler beim Abtippen, keine doppelte Arbeit – hier die Buchhaltung am PC, dort parallel dazu das Rechnungsein- und -ausgangsbuch. Zudem sparen die Betriebe die Kosten für Archivräume und die spätere Vernichtung der Belege.
Zur Erinnerung: Vom kommenden Jahr an muss jedes Unternehmen – Kleinunternehmer mit Umsatzsteuernummer eingeschlossen – elektronische Rechnungen anderer Unternehmen akzeptieren. „Man kann natürlich Geschäftspartner bitten, weiterhin Rechnungen als Text- oder einfache PDF-Datei zu versenden“, sagt Ritzer. Ende 2027 aber laufen alle Übergangsfristen aus. Dann ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr Pflicht bei allen Beträgen von mehr als 250 Euro netto. Einfache Rechnungen bleiben nur noch darunter oder in unbegrenzter Höhe an Privatkunden möglich.
„Die Einführung der E-Rechnung bietet Betrieben die Chance, den Rechnungseingang komplett digital zu gestalten“, sagt Ritzer. „Dann läuft alles automatisch: Belegfreigabe, Rechnungsausgang und Überwachung der Zahlungseingänge.“ Gute Software aktualisiere zugleich die Buchführung und lege die Unterlagen rechts- und revisionssicher ab.
Fördermittel nutzen und Betrieb optimieren
Gerade in größeren Betrieben sind Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung Teil eingespielter Abläufe zwischen mehreren Personen und Abteilungen. Macht die Einführung der elektronischen Rechnung aber neue Software erforderlich, kann sich die Zusammenarbeit zwischen Meister, Buchhaltung und Steuerbüro erheblich verändern.
„Diese Veränderungen können sehr tief gehen, wenn ein Betrieb die Aufbewahrungs- und Löschfristen bislang eher locker handhabt“, sagt die Regensburger Unternehmensberaterin Gabriele Ritzer. „Die E-Rechnung wird dann zum Anstoß, die Ablage, Archivierung und Löschung von Dokumenten den rechtlichen Anforderungen anzupassen – und überhaupt einen großen Schritt Richtung Digitalisierung der Abläufe zu gehen.“
Attraktive Förderprogramme des Bundes
Dafür unterstützt der Bund die Betriebe laut Gabriele Ritzer aktuell durch zwei Förderprogramme. Da ist zunächst das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“, das zu günstigen Konditionen den Zugriff auf qualifizierte Berater erlaubt. Sie unterstützen online und/oder vor Ort den Chef und die Mitarbeiter bei wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen. Die Beratungskosten von maximal 3.500 Euro trägt zu 50 Prozent das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).
Noch umfangreicher fällt die Unterstützung durch das Bundesarbeitsministerium im Rahmen des sogenannten INQA-Coachings aus. Das Kürzel steht für „Neue Initiative Qualität der Arbeit“, mit der das Ministerium, Gewerkschaften, Arbeitgeberverbände und weitere Partner die Unternehmen bei der Einführung einer nachhaltigen Unternehmenskultur begleiten. Dazu gehört ein Zuschuss von bis zu 80 Prozent für einen qualifizierten Berater, der dem Betrieb bis zu 12 Tage beziehungsweise bis zu 96 Vollzeitstunden zur Verfügung steht.
Hier die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung in einem Video:
https://www.deubner-online.de/taxplain/videopages/iframe_inhalt.php?kdnr=517842670&einzelvideo=71
German