ecoDMS

Das neue Modul DMS Connect – Revisionskonforme Archivierung ihrer Dokumente

ecoDMS

 

Das TopKontor Handwerk bietet ab dem 01. Juni 2018 eine direkte Schnittstelle zur Document Management Software (DMS) ecoDMS. Mit dem Modul DMS Connect werden alle in TopKontor Handwerk ausgedruckten Dokumenttypen automatisch in ecoDMS archiviert.

Selbstverständlich werden alle über TopKontor Handwerk in ecoDMS archivierten Dokumente in den jeweiligen Bereichen wie Projekt- oder Adressenstamm wieder angezeigt und können dort auch wieder aufgerufen werden.

Ihr Berater

Christoph Schütz
Vorstand und Firmengründer

 

Das Dokumentenvolumen innerhalb von Firmen wächst jährlich stetig an. Daher wird es immer schwieriger, einen Überblick über alle verfügbaren Dateien zu erhalten. Wie können Sie sicher sein, alle Vorgaben der rechtssicheren Archivierung und der Dokumentationspflicht für Ihr Unternehmen nach den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einzuhalten? Indem Sie eine Dokumenten Management Software (kurz DMS) einsetzen.

 

Was ecoDMS auszeichnet:

Dokumente einfach, schnell und sicher (GoBD-konform) in einem DMS archivieren

Einfach wie gewohnt weiterarbeiten und trotzdem alle Dokumente revisionskonform ablegen? Mit TopKontor Handwerk ist das ab jetzt kein Problem. Mit dem neuen Modul DMS Connect bietet Ihnen TopKontor Handwerk eine direkte Schnittstelle zur Dokumenten Management Software ecoDMS One.

In TopKontor Handwerk ausgedruckte Dokumente werden vollautomatisch in ecoDMS One revisionskonform archiviert, volltextindiziert und in den jeweiligen Bereichen wie Projekt- oder Adressenstamm angezeigt und können von dort auch wieder aufgerufen werden. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung ab.

Zeit sparen bei der Be- und Verarbeitung und vor allem bei der Dokumentsuche

Zeit sparen bei der Be- und Verarbeitung und vor allem bei der Dokumentsuche

Papierdokumente können Sie mit einem Dokumentenscanner digitalisieren, über die Inbox im ecoDMS Client abrufen, zuordnen und sicher archivieren. Die Klassifizierung und Archivierung kann sogar vollautomatisch, also ohne Ihr weiteres Zutun erfolgen. Dateien, die bereits in digitaler Form vorliegen, können Sie direkt per Drag&Drop ins Archiv ziehen. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Datei an der richtigen Stelle und für die zuständigen Mitarbeiter ab.

Komfortable Suche über alle Dokumentinhalte via Volltextsuche

Schnell ein archiviertes Dokument wiederfinden? Kein Problem. Eine automatische Texterkennung macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Sie müssen die gewünschten Suchbegriffe lediglich in eine Suchzeile eingeben und schon werden Ihnen die gewünschten Dokumente angezeigt.

Mit inbegriffen ist hierbei auch eine integrierte “Websuche”. Markieren Sie einfach auf einer Webseite oder in sonstigen Fenstern Ihres Rechner einen Begriff oder ein Phrase. Mit der Betätigung einer einfachen Tastenkombination wird diese Markierung in ecoDMS übernommen und Ihr kompletter Dokumentenstamm wird danach durchsucht. Angezeigt werden dann alle Dokumente mit einem erfolgreichen Treffer.

E-Mails automatisch und gesetzeskonform archivieren

Mit der Erweiterung der E-Mailarchivierung können Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive deren Anhänge langfristig und sicher in einem zentralen Archiv speichern. Die Software bietet Ihnen dabei die nötigen Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme E-Mail Archivierung. Das Programm holt die Nachrichten direkt am Mailserver ab und legt sie dann automatisch und gesetzeskonform im E-Mail Archiv ab. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mailarchivierung nachzukommen, arbeitet das Programm mit einem zweistufigen Archivierungskonzept, um nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen.

Einfache Weitergabe der Dokumente (z.B. an das Steuerbüro)

Ihr Auftraggeber benötigt die gesamten Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Sie müssen unternehmensrelevante Dokumente an Ihren Steuerberater senden? Legen Sie dazu einfach die gewünschten digitalen Dokumente im sogenannten Clipboard ab und versenden diese per Mail.

Dokumente jederzeit und überall im Zugriff

Sicher sind Ihre Daten auch. Denn alle Daten werden in Containern und einer SQL-Datenbank sicher verschlüsselt aufbewahrt. Alle Komponenten und somit auch der ecoDMS Server, und auch die archivierten Dateien befinden sich direkt bei Ihnen. Nicht auf fremden Servern.

Via Desktop Client, Weboberfläche, Tablet oder Smartphone können Sie in Sekundenschnelle auf Ihr Dokumentenarchiv zugreifen

Weniger Zeitaufwand für die Ablage bzw. mehr Zeit für das Wesentliche!

Wussten Sie, dass

  • bis zu 15% Ihres Umsatzes
  • bis zu 45% der Gehaltskosten durch die Ablage und Dokumentensuche
  • 3% aller unternehmensrelevanten Akten im Dokumentenchaos
    verloren gehen?

Nutzen Sie die Vorteile von TopKontor Handwerk und ecoDMS One

  • Zeitersparnis bei der Ablage & Suche nach Dokumenten
  • Optimale Übersicht aller unternehmensrelevanter Dokumente
  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Datenschutz durch Zugriffsberechtigungen
  • […]

Interesse?

Informieren Sie sich jetzt.

Häufige Fragen vor dem Kauf:

Welche Module/Lizenzen muss ich erwerben um ecoDMS mit TopKontor Handwerk nutzen zu können?

Um über TopKontor Handwerk in ecoDMS zu archivieren und in TopKontor Handwerk archivierte Dokumente wieder aufrufen zu können, benötige ich das Zusatzmodul “DMS Connect” (im Mehrplatzbetrieb mit der entsprechenden Anzahl von Arbeitsplatzlizenzen). Darüber hinaus wird eine Mietlizenz ecoDMS One für TopKontor Handwerk benötigt.

Wann benötige ich im Netzwerk mehr als eine Mietlizenz ecoDMS One?

Alle Dokumente (Angebote, Rechnungen, Dokumente der Textverarbeitung, externe oder gescannte Dokumente usw.), die über TopKontor Handwerk im Netzwerk archiviert werden, können auch an jedem TopKontor Handwerk-Arbeitsplatz wieder aufgerufen werden. Möchte ich ecoDMS One auch außerhalb von TopKontor Handwerk nutzen, um Dokumente zu archivieren oder z.B. über Volltextsuche in ecoDMS One zu recherchieren, benötige ich für jeden Arbeitsplatz, an dem ich dies nutzen möchte eine Mietlizenz ecoDMS One.

Was beinhaltet die "Miete" ecoDMS One?

Nein. Die ecoDMS One – Version, die von blue:solution geliefert wird, ist für die Integration von TopKontor Handwerk optimiert. Eine voll integrierte Nutzung von ecoDMS One mit TopKontor Handwerk ist ausschließlich mit der ecoDMS One Mietlizenz nutzbar, die von blue:solution geliefert wird.

Was beinhaltet die "Miete" ecoDMS One inkl. E-Mail Archivierung

Die „Miete“ von ecoDMS One incl. E-Mail-Archivierung bietet neben der Nutzung und der Gewährleistung der Aktualität noch zusätzlich die Möglichkeit, an diesem Arbeitsplatz ein- und ausgehende E-Mails dauerhaft rechts- und revisionssicher zu archivieren und nach E-Mails zu recherchieren.

Was passiert wenn ich den Mietvertrag ecoDMS One kündige?

Die Daten in ecoDMS bleiben selbstverständlich erhalten und können über den Arbeitsplatz, an dem die ecoDMS One-Lizenz installiert ist nach wie vor abgerufen werden. Die automatische Archivierung über TopKontor Handwerk sowie der Zugriff auf archivierte Dokument über TopKontor funktioniert dann allerdings nicht mehr und die ecoDMS One-Lizenz wird nicht weiter aktualisiert.

Wie viele Lizenzen ecoDMS One inkl. E-Mail Archiv benötige ich in meiner Netzwerkumgebung?

Für einen zentral über einen Server verwalteten Mailclient benötige ich eine Lizenz. Werden einzelne Mailclients an jedem Arbeitsplatz verwaltet, benötige ich für jeden Arbeitsplatz, der einen eigenen Mailclient verwaltet auch eine Lizenz ecoDMS One incl. E-Mail-Archivierung.

In wie weit hängen der Softwarepflegevertrag für TopKontor Handwerk und der Mietvertrag ecoDMS One voneinander ab?

Eine Mietlizenz von ecoDMS One kann gekündigt werden und der Softwarepflegevertrag für TopKontor Handwerk kann unabhängig weiter laufen (siehe auch die Frage: Was passiert, wenn ich den Mietvertrag für ecoDMS One kündige?). Im Gegensatz dazu kann die Integration von ecoDMS One nicht weiter genutzt werden, wenn der Softwarepflegevertrag gekündigt wird. Das liegt daran, dass die Versionen von TopKontor Handwerk und ecoDMS One hinsichtlich Ihrer Aktualität aufeinander abgestimmt sein müssen.

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