Neue Pflicht: Bund verlangt XRechnungen bei öffentlichen Aufträgen
Daten statt Papier: Ab 27. November bezahlt der Bund nur noch XRechnungen. Auch Länder und Kommunen akzeptieren diese elektronische Rechnung. Was ist zu tun?
Welche Pflichtangaben gehören in eine XRechnung?
Auftraggeber des Bundes verlangen nach Angaben des Verbandes elektronischer Rechnungen in der XRechnungen einige zusätzliche Pflichtangaben:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse oder DE-Mail-Adresse
- Lieferantennummer
- Bestellnummer
Auch das regeln die Bundesländer unterschiedlich. So verlangen zum Beispiel Niedersachsen und Bremen die gleichen Pflichtangaben wie der Bund. Sachsen-Anhalt hingegen verlangt nur Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse.
Zudem müssen auch XRechnungen alle umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen erfüllen – so wie jede andere Rechnung auch. Dazu gehören folgende Informationen:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- eine eindeutige, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung: Umfang und Art der Leistung oder Menge und die Art der gelieferten Gegenstände
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobeträge ohne Umsatzsteuer
- Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
- vereinbarte Entgeltminderungen wie Rabatte und Skonto
- ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Welche Vorteile bringen XRechnungen?
Ob E-Rechnung oder XRechnung, ob private oder öffentliche Auftraggeber – elektronische Rechnungen bieten einige Vorteile, sobald die Umstellung einmal vollzogen ist:
-
Zeitersparnis und Kostensenkung bei der Rechnungserstellung
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Zeitersparnis und schnellere Bezahlung bei der Rechnungsbearbeitung durch den Auftraggeber
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schnellerer Zugriff auf archivierte Rechnungen.
Topkontor Handwerk und XRechnung
In der zweiten Novemberwoche 2020 stellt blue:solution software GmbH voraussichtlich eine neue Programmversion für TopKontor Handwerk zur Verfügung. Mit diesem Update werden dann Rechnungsvorgänge im XRechnungs- und im ZUGFeRD-Format 2.1 verfügbar gemacht.
Das Update erscheint damit rechtzeitig zur Einführung der XRechnung auf Bundesebene zum 27.11.2020. Für Länder und Kommunen greift die Regelung nicht. Die Länder entscheiden selbstständig, zu welchem Stichtag Rechnungen im XRechnungsformat erwartet werden. Auf der Webseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards kann der jeweilige Stand für die einzelnen Bundesländer eingesehen werden.
Die Umsetzungsvorhaben für elektronische Rechnungen sehen Vorgänge in kumulativen Rechnungsverfahren aktuell nicht vor. Abzuziehende Abschlags- oder Teilrechnungen können in einer XRechnung Stand heute nicht dargestellt werden.
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