E-Rechnung für Handwerksbetriebe – aktuell!

E-Rechnung – heißt das nicht XRechnung?!

In unserem Beitrag „XRechnung für Handwerksbetriebe“ (hier nachzulesen) beschreiben wir ausführlich, dass es seit 2020 einen offiziellen Standard für elektronische Rechnungen gibt, nämlich die XRechnung. Nur so können Handwerker mit der öffentlichen Verwaltung tatsächlich abrechnen. Mit der Version ZUGFeRD 2.1.1 konnten auch XRechnungen erstellt werden. Was ist jetzt denn nun eine E-Rechnung?

Also kein Problem für die Anwender von Tophandwerk/Topkontor Handwerk.

Nun wurde mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen, dass elektronische Rechnungen (E-Rechnung; wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen) für alle Unternehmen letztlich verpflichtend sind. Dies gilt in der Tat für alle Rechnungen zwischen Unternehmen.

Grund ist der Beschluss der Europäischen Kommission, endlich ein elektronisches Meldesystem (Umsatzsteuer) einzuführen, das auf den Daten der E-Rechnung beruht. Umgesetzt werden soll das letztendlich bis 2028. Diskutiert wird allerdings im Moment, es doch bis 2030 oder 2032 zu verschieben. Voraussichtlich wird also auch das deutsche Meldesystem nicht vorher umgesetzt.

Die Formatanforderungen der europäischen Norm erfüllt bereits die  XRechnung wie auch das ZUGFeRD-Format; also auch weiterhin kein Problem für die Anwender von blue:solution tophandwerk!

Fristen für die Einführung der E-Rechnung

Ab 01.01.2025 beginnt also die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Bei Unternehmen als Empfänger wird deren Zustimmung tatsächlich nicht mehr gebraucht.

Übrigens, wenn Sie E-Rechnungen an Endverbraucher schicken wollen, brauchen Sie auch weiterhin die Zustimmung des Empfängers!

Übergangsregelungen

Bis Ende 2026
sind sonstige Rechnungen (Papierrechnungen; aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, z.B. PDF per Email), die in 2025 und 2026 anfallen, weiterhin zulässig.

Ab 2027
gilt das gleiche, allerdings nur für Unternehmen bis 800 000 Euro Jahresumsatz.

Spätestens 2028
dürfen dann auch kleine Unternehmen nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner senden.

Achtung:
Rechnungsempfänger

Da der Versender von E-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers nicht mehr benötigt, müssen Unternehmen als Rechnungsempfänger also bereits ab 1.1.2025 bereit sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorschriften entgegenzunehmen und aufzubewahren.

Übermittlungsweg und Aufbewahrung

Zum Übermittlungsweg gibt es nun keine speziellen Vorschriften, damit genügt ein Email-Postfach. Die strukturierten Daten der E-Rechnung müssen selbstverständlich unverändert aufbewahrt werden. Den strukturierten Teil der E-Rechnung muss die Finanzverwaltung entsprechend auswerten können.

E-Rechnung für tophandwerk

Obwohl die Fristen einen weiten Zeitrahmen vorgaukeln, empfehlen wir tatsächlich allen, sich frühzeitig damit zu beschäftigen. Neben den gesetzlichen Regelungen gibt es auch einige eindeutige Vorteile. Digitalisierung und das papierlose Büro rückt damit näher:

• Keine tausend Akten und wirre Papierberge mehr!
• Aufwand für Ablage und Suche fällt weg.
• Was natürlich die Durchlaufzeit verringert – auf beiden Seiten! Damit kann die Rechnung auch schneller bezahlt werden … zumindest theoretisch.
• Und Porto- sowie Papierkosten fallen weg.

* und wer sich tatsächlich detailliert mit den angekündigten Regelungen beschäftigen möchte: hier gibt es alle Infos!

Ablauf in tophandwerk

Fazit

Im Grunde verlangt diese neue Regelung etwas, was die GoBD (jetzt in unserem Beitrag nachlesen) auch schon gefordert hat:  Steuerliche Belege müssen so aufbewahrt werden, wie sie empfangen werden.

Nix mit einfach ausdrucken und abheften!

Wer bereits mit tophandwerk arbeitet: kein Problem.

Oder einer anderen Software, die Entsprechendes bietet.

Wer jedoch immer noch ausdruckt und abheftet… Besorgen Sie sich schnell eine gute Software!

Und was das Versenden angeht: Warum nicht gleich damit anfangen und nicht bis zum letzten Termin warten!