Sehr geehrter Anwender tophandwerk,

aufgrund unserer Vorankündigung, dass sich ab Mitte Februar 2024 mit dem

                                                                             neuen Patch Vers. 7.3.1.19

für blue:solution – tophandwerk sowie blue:solution smarthandwerk Rechnungen und Gutschriften nach dem endgültigen Druck nicht mehr bearbeiten lassen, hatte dies bei vielen Anwender einen erhöhten Gesprächsbedarf zur Folge und es gab hier durchaus neben Verständnis und Einsicht sicherlich auch bei dem ein- oder anderen Anwender Ablehnung und Unverständnis für diese Umsetzung. Bei einigen wenigen Anwender musste sogar das Patch wieder deinstalliert und der Stand vor dem Patch mit dem letzten Update Version 7.3.1.9 wieder zurückgesetzt werden. Da nach dem Installieren des neuen Patches auch keine Daten konvertiert wurden war dies in wenigen Einzelfällen zwar noch möglich, sollte aber aufgrund von Bugfixing und weiterer Entwicklung von tophandwerk und smarthandwerk jedoch keine Dauerlösung sein.

Wir möchten Ihnen daher einmal die Hintergründe beleuchten und Ihnen einige Tipps an die Hand geben, wie Sie bei der Korrektur von Rechnungen und Gutschriften vorgehen können.

Warum hat blue:solution diese grundlegende Änderung durchgeführt?

Laut den Finanzbehörden sowie Betriebsprüfern, die in den letzten Wochen und Monaten Betriebsprüfungen in Handwerksbetrieben durchgeführt haben, ist das Nachträgliche Ändern einer Rechnung oder Gutschrift nicht GoBD-konform!

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in eletronischer Form sowie zum Datenzugriff

Was heißt dies für einen Handwerksbetrieb nun genau?

Diese Aussage wurde nun von vielen Anwender erst einmal hinterfragt und die Antwort ist in diesem Fall auch eher etwas “schwammig”. Der Grund hierfür ist, dass es zu diesem Thema offensichtlich unterschiedliche Auffassungen gibt. Dies wird man feststellen, wenn man selbst etwas im Internet dazu recherchiert.

In den meisten Beiträgen wird hier auf den § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) verwiesen.

Viele meinen aber im § 31 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) fündig geworden zu sein.

Die letzten beiden Sätze darin lauten

„Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden.

Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.“

Den kompletten Gesetzestext können Sie unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__31.html nachlesen.

Für die meisten ist es also so verstehen, dass zwingend ein neues Dokument erstellt werden muss.

Da wir allerdings weder Juristen, noch Steuerfachmänner sind, könnten wir das aber auch falsch interpretieren.

Warum kommt das Patch ausgerechnet jetzt heraus?

Wie Sie wissen, konnte man in tophandwerk sowie smarthandwerk bislang gedruckte Rechnungen und Gutschriften noch solange ändern und erneut ausdrucken bis man das Rechnungsausgangsbuch verarbeitet hatte oder ein Zahlungseingang auf eine Rechnung verbucht wurde. Der Softwarehersteller blue:solution software GmbH war bisher der Auffassung, dass dieses Vorgehen nicht den Vorgaben der GoBD widerspricht, solange alle Änderungen protokolliert werden.

Allerdings häuften sich in den letzten Wochen und Monaten wohl die Fälle, in denen dieses Verfahren bei Betriebsprüfungen von den Betriebsprüfern beanstandet wurde. Die Folge waren zum Teil erhebliche Zuschätzungen oder Strafzahlungen für die Handwerksbetriebe, welche die Betriebsprüfer verhängen wollten. In den Fällen, bei denen der Programmhersteller blue:solution software GmbH mit involviert war, konnte dieser die Vorwürfe zumeist ausräumen und so die Strafzahlungen weitestgehend auch verhindern. Es ist allerdings unbekannt, wie viele Fälle es hier gibt, von denen die blue:solution software GmbH  keine Kenntnis erlangt hat (erhebliche Dunkelziffer).

Die Problematik wird zudem noch dadurch verstärkt, dass den Betriebsprüfern wohl eine Liste zur Verfügung steht bzw. stand, in welcher Softwareprogramme aufgelistet sind, welche als nicht GoBD-konform deklariert sind. Auf dieser “schwarzen Liste” stehen wohl auch die Produkte Topkontor Handwerk, tophandwerk und smarthandwerk der blue:solution software GmbH, da bei diesen Produkten Rechnungen und Gutschriften nach dem Druck bisher noch geändert werden konnten.

Um weitere Diskussionen mit Betriebsprüfern zukünftig zu vermeiden und Handwerksbetriebe vor Nachzahlungen diesbezüglich zu bewahren hat sich der Hersteller blue:solution software GmbH daher dazu entschlossen, die wesentliche Programmänderung, dass Rechnungen und Gutschriften nach dem endgültigen Druck nicht mehr geändert werden dürfen mit dem neues Patch V. 7.3.1.19 zu implementieren. Das Versenden einer Rechnung als PDF-Datei wird übrigens auch als endgültiger Druck betrachtet!

Um das Ganze ein wenig zu entschärfen hat man allerdings die Möglichkeit geschaffen vorab einen Entwurf zu drucken. Der Entwurf wurde mit dem ersten Patch V. 7.1.3.19 mit einem Wasserzeichen versehen, so dass man diesen nicht mit einer endgültigen Rechnung verwechseln kann – wurde aber auf vielfachen Kundenwusch wieder in eine Abrechnungsgrund-lage geändert – allerdings ohne Rechnungs-Nr. und mit dem Hinweis, dass es sich um keine Rechnung handelt im Sinne des § 14 UStG. Es kamen dazu die neuen Patches V. 7.3.1.24 sowie Vers. 7.3.1.26.

Nach dem Druck eines Entwurfs können Sie das Dokument weiterhin bearbeiten. Erst nach dem endgültigen Druck ist dieses für die Bearbeitung gesperrt. Beim Drucken einer Rechnung bzw. Gutschrift können Sie entscheiden, auf welche Art der Beleg gedruckt wird. Auch ein Abbruch des Rechnungsdrucks ist an dieser Stelle möglich.

Was nun?

Vermutlich fragen Sie sich jetzt, wie Sie in Zukunft fehlerhafte Rechnungen und Gutschriften berichtigen können.

Nun, das kommt ganz darauf an, welche Änderungen Sie vornehmen müssen. Wenn Sie beispielsweise Ware zurücknehmen müssen, könnten Sie das mit einer Gutschrift erledigen.

Wenn Sie zusätzliche Positionen berechnen müssen, könnten Sie eine neue Rechnung mit den zusätzlichen Positionen erstellen.

Bei weitreichenderen Änderungen bleibt nur der Weg über eine Stornorechnung und die Erstellung einer neuen, korrekten Rechnung.

Häufig kommt es auch vor, dass nur die Adresse geändert werden muss. Auch hier führt der Weg über eine Stornorechnung.

Was sich hier vermutlich nach einer Menge zusätzlicher Arbeit anhört, ist mit tophandwerk in der Praxis mit nur wenigen Mausklicks erledigt. Sofern Sie die Rechnungen nicht per E-Mail versenden, sondern klassisch ausdrucken, wird dabei allerdings etwas mehr Paper benötigt als bisher.

Ein zusätzlicher Blick auf die Mitbewerber oder Marktbegleiter von tophandwerk oder smarthandwerk zeigt, dass viele bereits ebenfalls dabei sind die GoBD entsprechend umzusetzen oder bereits umgesetzt haben um auch hier die Problematik bei bevorstehenden Betriebsprüfungen zu vermeiden.